نزاع معين.
إجراءات
متفق عليها.

ما الوثائق التي تساعد في دراسة شرط التحكيم

لمناقشة شرط التحكيم، يلزم نصه الدقيق مع الوثيقة التي تتضمنه. فعبارة «ينص العقد على التحكيم» عند سرد مضمونه لا تبيّن وسيلة حل النزاع المتفق عليها فعلًا. ومن المفيد إرفاق العقد كاملًا، والملاحق المتعلقة به، والاتفاقات اللاحقة التي عدّلت طريقة النظر في النزاع أو الأطراف المشاركين فيه.

بيّنوا بصورة منفصلة ما إذا كان النزاع قد نشأ، وموضوع المطالبات المقدمة، والمرحلة التي بلغها تبادل الوثائق. يتيح ذلك التمييز بين المسائل المتعلقة بشرط تحكيم مستقبلي والمسائل المتعلقة بتصرفات أُجريت بالفعل بموجب اتفاق معين. وتلزم معلومات عن أطراف العقد والأشخاص الذين وقّعوا التعديلات، بالقدر المتعلق بالمهمة المطروحة.

• العقد الأساسي المتضمن للشرط، وتاريخه، والملاحق التي يحيل إليها الشرط.
• الاتفاقات والمراسلات التي ناقش فيها الأطراف تعديل الشرط.
• صياغة المطالبة الناشئة والاعتراضات، إذا كانت قد قُدمت بالفعل.
• مقترحات اختيار المحكّم وردود الطرف الآخر.
• الإخطارات المتعلقة بالمسألة وما يثبت إرسالها.

إذا اختلف النص بين نسخ العقد، فاحتفظوا بكل نسخة ووضّحوا مصدرها. وبيّنوا الوثائق الموقّعة، والوثائق التي ظلت مسودات، والتعديلات التي يعترض عليها الطرف الآخر. تكفي للمناقشة الأولية نسخ مقروءة مع الحفاظ على تسلسل الصفحات. وتساعد هذه المجموعة في طرح سؤال محدد: ما الشروط المتفق عليها بوضوح، وأين يلزم اتفاق إضافي، وما الوقائع التي تحتاج إلى تقييم قانوني منفصل.

كيفية استعادة تسلسل الاتفاق على الإجراءات

عندما تكون مناقشة التحكيم ad hoc قد بدأت بالفعل، من المفيد إعداد تسلسل زمني منفصل للخطوات التنظيمية. اذكروا في كل قيد التاريخ والمرسل والمرسل إليه وموضوع الرسالة والوثيقة التي يمكن التحقق من المعلومات من خلالها. ويفيد التسلسل الزمني خاصةً إذا نوقشت مقترحات تشكيل الهيئة واللغة وطريقة تبادل الوثائق في رسائل مختلفة.

ميّزوا بين مقترح أحد الأطراف وشرط قبله الطرف الآخر صراحةً. فعدم الرد والرسالة المعاد توجيهها والاتفاق الموقّع تمثل وقائع أولية مختلفة. ولا ينبغي دمجها في عبارة واحدة هي «اتفق الأطراف» دون تحديد الوثيقة المؤيدة لذلك. وتُقيّم الأهمية القانونية لكل واقعة بالنسبة إلى النزاع المعين.

1. دوّنوا المسائل التي وُثّق الاتفاق عليها بالفعل.
2. حدّدوا البنود التي توجد بشأنها صيغ مختلفة أو اعتراضات.
3. اربطوا كل قيد برسالة أو مرفق أو اتفاق موقّع.
4. أدرجوا بصورة منفصلة الخطوات التنظيمية التي لا يزال يلزم مناقشتها.

بالنسبة إلى الرسائل الإلكترونية، احتفظوا بالرسائل الأصلية مع مرفقاتها، ولا تكتفوا بصور الشاشة. وتحققوا من إمكانية معرفة المقترح الذي يتعلق به الرد والملف الذي جرت مناقشته. وإذا فُقد جزء من المراسلات، فبيّنوا هذه الفجوة. ويُفضّل صياغة الأسئلة المتعلقة بمضمون الاتفاق واستقلال المحكّم المقترح والإثبات الوثائقي للإخطارات بصورة منفصلة، إذ تستند الإجابات عنها إلى مواد مختلفة.

تُستخدم القائمة المُعدة لمناقشة إجراءات نزاع معين. وهي لا تمثل رفع دعوى عبر الموقع ولا تغني عن مخاطبة هيئة التحكيم التي اختارها الأطراف.