Qué es un tribunal arbitral ad hoc
El arbitraje ad hoc es un procedimiento para resolver una controversia concreta de naturaleza civil. En esta modalidad, las partes constituyen el tribunal arbitral para un caso determinado: eligen a un árbitro único o a un colegio de árbitros, acuerdan el procedimiento y someten la controversia a su examen dentro de los límites del convenio arbitral.
La idea fundamental del arbitraje ad hoc es que el tribunal arbitral se constituye para una controversia concreta y no es un centro permanente que reciba, asigne y administre casos de forma continuada.
Qué documentos ayudan a analizar la cláusula arbitral
Para examinar la cláusula, es importante disponer de su texto exacto y del documento que la contiene. Decir simplemente que «el contrato prevé un tribunal arbitral» no permite saber qué forma de resolución de controversias se ha acordado realmente. Conviene adjuntar el contrato completo, sus anexos pertinentes y los acuerdos posteriores que hayan modificado el procedimiento de resolución de la controversia o la composición de los participantes.
Indique por separado si ya ha surgido una controversia, cuál es el objeto de las pretensiones y en qué fase se encuentra el intercambio de documentos. Esto permite distinguir las preguntas sobre una futura cláusula de las preguntas sobre actuaciones ya realizadas en virtud de un convenio concreto. Se necesita información sobre las partes del contrato y las personas que firmaron las modificaciones, en la medida pertinente para la cuestión planteada.
- El contrato principal que contiene la cláusula, su fecha y los anexos a los que esta remite.
- Los acuerdos y la correspondencia en los que las partes trataron la modificación de la cláusula.
- La formulación de la pretensión surgida y de las objeciones, si ya se han presentado.
- Las propuestas de elección del árbitro y las respuestas de la otra parte.
- Las notificaciones pertinentes y las pruebas de su envío.
Si el texto difiere entre distintos ejemplares del contrato, conserve cada versión y explique su procedencia. Indique qué documentos están firmados, cuáles siguen siendo proyectos y qué modificaciones impugna la otra parte. Para un examen inicial bastan copias legibles que mantengan el orden de las páginas. Este conjunto permite plantear una pregunta concreta: qué condiciones se han acordado con claridad, dónde se necesita un acuerdo adicional y qué circunstancias requieren una valoración jurídica independiente.
Cómo reconstruir la secuencia de acuerdos sobre el procedimiento
Cuando ya se ha iniciado el debate sobre el arbitraje ad hoc, resulta útil elaborar una cronología independiente de las actuaciones organizativas. Para cada entrada, indique la fecha, el remitente, el destinatario, el asunto del mensaje y el documento que permite comprobar la información. La cronología resulta especialmente útil si las propuestas sobre la composición del tribunal, el idioma y la forma de intercambiar documentos se trataron en distintos correos.
Distinga entre una propuesta de una parte y una condición que la otra parte haya aceptado expresamente. La falta de respuesta, un correo reenviado y un acuerdo firmado son circunstancias de partida diferentes. No deben agruparse bajo la fórmula «las partes acordaron» sin indicar el documento que lo acredita. El significado jurídico de cada circunstancia se evalúa en relación con la controversia concreta.
- Anote las cuestiones sobre las que el acuerdo ya consta en los documentos.
- Señale las disposiciones que presentan distintas versiones u objeciones.
- Vincule cada entrada con un correo, un anexo o un acuerdo firmado.
- Enumere por separado las actuaciones organizativas que aún deben tratarse.
Para los mensajes electrónicos, conserve los correos originales con sus adjuntos, y no solo capturas de pantalla. Compruebe si se puede identificar a qué propuesta correspondía la respuesta y qué archivo se estaba tratando. Si se ha perdido parte de la correspondencia, indique esa laguna. Conviene formular por separado las preguntas sobre el contenido del convenio, la independencia del árbitro propuesto y las pruebas documentales de las notificaciones: sus respuestas se basan en materiales diferentes.
La lista preparada se utiliza para examinar el procedimiento de una controversia concreta. No constituye la presentación de una demanda a través del sitio ni sustituye el contacto con el tribunal arbitral elegido por las partes.